Inspiratie

Bespaar elke dag 1 uur tijd door slimmer te e-mailen

0
Bespaar tijd met e-mailen

Tijdens een werkdag spenderen we gemiddeld liefst 28 procent van onze tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Voor wie 8 uur per dag werkt, is dat omgerekend meer dan 2,5 uur per dag.

Matt Plummer, oprichter van productiviteitsbureau Zarvana, ging op zoek naar manieren om efficiënter met die tijd om te gaan. Dankzij deze stappen halveer je de tijd die je spendeert aan e-mailen.

1. Kijk één keer per uur naar je e-mail

Uit onderzoek is gebleken dat professionals gemiddeld 15 keer per dag naar hun e-mails kijken. Dat komt neer op één keer om de 37 minuten. Maar verwachten we effectief een antwoord binnen die tijdspanne?

Slechts 11 procent verwacht binnen korte tijd een respons. Toch verliezen we dagelijks 21 minuten van onze tijd aan het checken van onze mailbox. Zet notificaties uit en las om het uur enkele minuten tijd in om je e-mails na te kijken.

2. Een lege inbox

Een volle inbox kost je dagelijks bijna een half uur, ook al heb je alle berichten intussen gelezen. Dat komt omdat we e-mails herlezen zodra we een inbox openen. En dat doen we 15 keer per dag.

Laat gelezen berichten daarom niet in je inbox staan. Archiveer de e-mails die je later moet beantwoorden. Degene die geen actie vereisen, verwijder je direct.

3. Beperk het aantal folders tot twee

Gebruik je tal van folders om e-mails te archiveren? Dan heb je misschien al gemerkt dat het moeilijk kan zijn om een bericht terug te vinden. Volgens Plummer is het zoeken van mails in folders 9 procent trager dan te zoeken via de zoekfunctie.

Toch hebben we folders nodig om de inbox netjes te houden. Beperk het aantal folders tot twee: één voor de e-mails die je nog moet beantwoorden en één voor berichten die je op een later tijdstip wil lezen. Gebruik de zoekfunctie om mails snel terug te vinden.

4. Meld je af voor irrelevante nieuwsbrieven

We krijgen dagelijks een flinke dosis nieuwsbrieven binnen. Een groot deel daarvan lezen we eigenlijk niet. Het openen, scannen en verwijderen van die e-mails kost ons 8 minuten per dag.

Bepaal welke nieuwsbrieven relevant zijn en meld je af voor degene die je niet meer wil ontvangen. E-mailadressen die toch mails blijven versturen, kan je blokkeren.

3 praktische functies om meer uit Google Mijn Bedrijf te halen

Vorig artikel

Registreer een goede domeinnaam met deze 7 tips

Volgend arikel

Je vindt dit vast ook leuk

Commentaren

Laat een bericht achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meer in Inspiratie